Política de privacidad:

Política de tratamiento de datos personales

BSN medical ltda.

 

1. Personas a las que está dirigida la política de BSN MEDICAL LTDA.

 

Esta política está dirigida todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía BSN MEDICAL LTDA. (en adelante “BSN”). Para tal efecto, BSN es quien actúa en calidad de “Responsable” del Tratamiento de los Datos Personales.

 

2. Responsable del Tratamiento.

 

El Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es BSN, sociedad identificada con NIT No. 805.019.723 – 0, y con domicilio en la ciudad de Santiago de Cali, Valle del Cauca, con la siguiente información de contacto: i) dirección en la Carrera 36 No. 13-451, en el municipio de Acopi -Yumbo, Valle del Cauca, Colombia; ii) teléfono (2) 651 0200; y, correo electrónico informacion.datos@essity.com.

 

3. Ámbito legal de la Política.

 

De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia en su artículo 15, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, deberá existir un tratamiento adecuado de los datos personales por quienes ostentan la calidad de Responsables de las bases de datos que se encuentren en su poder.

Adicional a lo anterior, el literal k) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".

El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.

 

4. Definiciones

 

 

BSN tiene en cuenta las siguientes definiciones en el tratamiento de datos personales:

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, de modo que permitan su identificación.
4. Dato personal sensible: Cualquier información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.
7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
8. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 5. Obligaciones.

 

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para BSN, en calidad de responsable, así como todos los empleados o terceros que obren en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de esta traten datos personales por disposición de ésta como encargados.

 

Tanto los responsables como los encargados, entiéndase: empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

 

De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

 

En caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones aquí mencionadas, por parte de las personas señaladas, los titulares de la información disponen del correo electrónico información.datos@essity.com, en donde podrán poner cualquier queja, reclamo o consulta con relación al tratamiento o disposición de sus datos personales.

 

6. Estructura Corporativa.

 

En razón a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y en su Ley marco 1581 de 2012, se deja constancia que los Responsables del Tratamiento cuentan con la estructura administrativa necesaria para asegurar la atención de los requerimientos, quejas, consultas y reclamos relacionados con la protección de los datos que tenemos en nuestro poder.

 

El área administrativa de BSN, será el área encargada de recibir, tramitar y atender las comunicaciones, reclamos, quejas y consultas que directamente realizan nuestros clientes, proveedores y, en general, proveniente de cualquier titular de datos personales.

 

7. Derechos aplicables a los titulares de datos personales.

 

Los titulares de datos personales en poder de BSN tendrán derecho a:

1. Autorizar o negar el tratamiento de sus datos personales.
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o, que induzcan a error. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
3. Obtener copia de la autorización dada por el tratamiento de sus datos. El presente derecho no podrá ser ejercido cuando la autorización haya sido exceptuada de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4. Ser informado sobre el uso y alcance que BSN ha dado o dará a sus datos personales.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen o, la presente Política.
6. Solicitar el trámite a consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
7. Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de BSN se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
8. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

 

i. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.

j. En general, a todos los derechos que las normas vigentes o futuras sobre habeas data llegaren a establecer en su favor.

 

8. Datos sensibles o datos de menores de edad.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

BSN podrá recolectar, almacenar y tratar datos personales sensibles en desarrollo de su objeto social y/o como consecuencia del cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, respetando en todo momento los principios establecidos en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En todo caso, BSN informará al Titular de los Datos Sensibles del carácter facultativo de las respuestas que versen sobre este tipo de datos.

 

BSN no solicita con conocimiento información personal o recolecta información personal directamente de niños y en general de menores de edad. Si BSN descubre que accidentalmente recolectó información personal de menores, removerá la información personal de ese menor de sus registros tan pronto como sea razonablemente posible.

 

En todo caso, BSN puede recolectar, con autorización expresa, datos sensibles e información personal de niños o menores de edad con consentimiento expreso sus padres o custodios, advirtiéndoles que tienen entera libertad de dar respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.

 

9. Finalidades del tratamiento de la información y datos personales.

 

BSN recolecta información y la usa únicamente según sea necesario para los propósitos para los cuales fue obtenida. BSN podrá utilizar los Datos Personales de los Titulares para algunas o todas las siguientes finalidades:

• Actividades de mercadeo y promoción de productos o servicios ofrecidos por BSN a través de diversos medios, tales como, pero sin limitarse a, visitas a clientes, telemercadeo y el envío de información por medios físicos y electrónicos tales como: correos electrónicos, mensajes MSM, WhatsApp, llamadas telefónicas, etc.
• Comunicación sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios, o cambio en los existentes, invitación a eventos, y cualquier actividad de promoción de los productos y servicios ofrecidos por BSN.
• Investigación de mercado o de estudios estadísticos.
• Relacionamiento comercial y cumplimiento de obligaciones contractuales contraídas con clientes, proveedores y/o empleados.
• Contacto para servicio al cliente, dentro de lo cual se incluye la evaluación de la calidad de los productos y/o servicios y la realización de encuestas de satisfacción.
• Seguimiento y respuesta a Peticiones, Quejas y Reclamos.
• Analizar la información para desarrollo e implementación de estrategias comerciales, así como diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos.
• Facturación electrónica.
• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de BSN o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube, con las mismas limitaciones y derechos;
• Videovigilancia de los establecimientos de propiedad y/o uso por parte de BSN.

10. Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos BSN.

 

A continuación BSN informa el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos como Titular de Datos Personales.

 

La persona dispone de los siguientes medios para el ejercicio de sus derechos frente a BSN, como Titular de la información

• Correo electrónico: información.datos@essity.com

La persona que ejerza alguno de los derechos contemplados en la presente Política, deberá suministrar la siguiente información:

• Nombres y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Indicación del motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo,
• Descripción del Derecho que desea ejercer ante BSN.

En caso de que lo considere necesario, la persona podrá adjuntar los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus derechos.

 

En caso que la solicitud no cumpla con los anteriores requisitos, BSN se comunicará con el interesado para informar la necesidad de subsanar cualquier inconsistencia o falta de información en su solicitud. En caso que el interesado no subsane la solicitud, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de BSN, se entenderá que la misma ha sido desistida por parte del Titular.

En caso de que la persona o área que recibe la solicitud no sea el competente para resolverlo, dará traslado interno a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

BSN tendrá los siguientes términos legales para atender la solicitud, según sea que se trate de una simple consulta o de una reclamación:

1. En caso que la solicitud corresponda exclusivamente a una consulta sobre cualquier aspecto relacionado con los datos personales y el uso que se está dando a los mismos, BSN dará respuesta a la misma en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo a satisfacción;
2. En caso que la solicitud corresponda un reclamo por el uso inadecuado de los datos personales o el incumplimiento de la presente política, BSN dará respuesta a la misma en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo a satisfacción

Cuando no fuere posible atender la solicitud (i) o (ii) dentro del respectivo término, BSN informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

BSN dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada solicitud, en el cual se anotará y podrá consultar, lo siguiente:

• Fecha de recibo del requerimiento
• Datos básicos del titular y/o de quien realice el reclamo.
• Descripción de los motivos/hechos que dan lugar al reclamo.
• Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso.

11. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales.

 

BSN adoptará las medidas disponibles a su alcance para proteger los datos de los Titulares, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, proporcionará las medidas de protección humanas, administrativas y tecnológicas que razonablemente están a su alcance para efectos de minimizar los riesgos en cualquier uso indebido de sus bases de datos, buscando siempre la manera de brindar una protección mayor y más eficiente a la información. Las medidas de seguridad que BSN podría utilizar cumplen con los estándares de seguridad corporativos, lo cual incluye el uso de antivirus, claves de seguridad, doble factor de autenticación, clave a los archivos informáticos, entre otros.

 

BSN exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados. No obstante, BSN no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento.

 

12. Deberes de BSN respecto de la protección de datos personales.

 

Deberes de BSN y los terceros mencionados cuando obran como Encargados del tratamiento de datos personales.

 

12.1 Respecto del titular del dato.

• • Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho al habeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

12.2 Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

 

• • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

12.3 Cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.

 

• • Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  • Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Cómo se podrá compartir su información personal por parte de BSN.

 

BSN no comparte su información personal con terceras partes que busquen usarla para propósitos de marketing, salvo que usted haya dado su consentimiento específico con relación a ello. BSN podrá revelar información personal cuando así le sea exigido por la ley, vínculo contractual o sea requerida por autoridad judicial o administrativa competente, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

BSN podrá también compartir su información personal con terceros para otras finalidades y propósitos, únicamente en las siguientes circunstancias:

 

A. Afiliados

 

BSN puede compartir su información personal a sus afiliados o compañías relacionadas para propósitos legítimos de negocio. BSN podrá dar a conocer, transferir y/o trasmitir sus datos personales dentro y fuera del país, computación en la nube, así como a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para lo cual el titular de la información al aceptar la presente Política otorga su autorización expresa e inequívoca.

 

B. Proveedores de servicios

 

BSN puede establecer relaciones con proveedores, agentes o contratistas para proveer servicios en su nombre, incluyendo la administración de los sitios BSN y los servicios disponibles para usted. Es posible que estas terceras partes puedan llegar a acceder o procesar su información personal para efectos de proveerle dichos servicios.

 

BSN requiere a esas terceras partes, quienes pueden estar localizadas en un país diferente a aquel en el cual usted accedió al sitio BSN, cumplir con la normatividad relevante de protección de datos en relación con su información personal, generalmente a través de un acuerdo escrito.

 

C. Aliados y promociones conjuntas

 

BSN puede realizar programas copatrocinados o promociones con otra compañía y como parte de su participación en la actividad, podrá recolectar y usar su información personal. Su información personal únicamente va a ser compartida con otra compañía solo si usted ha autorizado recibir información directamente de esa compañía.

 

BSN le recomienda leer la política de tratamiento de datos de esa compañía de forma previa a compartir su información personal.

 

Si usted no desea que su información personal sea compartida con una compañía diferente a BSN, usted siempre puede decidir no participar en dicha actividad.

 

En cualquier caso, los terceros a quien se les compartieran sus Datos Personales están obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y estándares de seguridad de la información definidos por BSN, así como a los protocolos de seguridad que BSN aplica a todos sus procesos de protección de datos.

 

14. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información.

 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, que implique una modificación de la identificación del Responsable, o las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales deberá ser comunicada y aceptada por parte de los Titulares de los Datos Personales. La comunicación se hará de forma oportuna a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

• Correo electrónico enviado a los titulares.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo veinte (20) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

 

15. Vigencia

 

Esta política rige a partir del día 12 de Noviembre de 2021. Todas las actualizaciones sustanciales serán oportunamente informadas a los titulares de los datos.

 

La vigencia de las bases de datos en donde reposa la información será igual al tiempo en que se utilice la información para las finalidades autorizadas por sus titulares. BSN eliminará la información de sus bases de datos una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.